Convocazione e partecipazione all'assemblea

L'assemblea condominiale è il luogo nel quale il condominio assume le decisioni relative ai beni comuni. Va convocata dall'amministratore mediante un atto scritto che deve indicare le questioni che verranno trattate (il c.d. ordine del giorno) nonché il luogo, la data e l'ora in cui si terrà l'assemblea. Per poter procedere alla discussione l'assemblea deve essere composta da un numero minimo di condomini (il c.d. quorum costitutivo). Per la validità delle deliberazioni la legge richiede delle maggioranze particolari a seconda che l'assemblea si trovi in prima o seconda convocazione, oltre a delle maggioranze specifiche in relazione alle questioni sulle quali viene adottata la delibera (il c.d. quorum deliberativo).

La convocazione dell’assemblea

Alla convocazione dell’assemblea provvede l’amministratore attraverso un apposito atto (la c.d. convocazione) che deve indicare in modo chiaro:

  • chi convoca l’assemblea
  • a chi è diretta la convocazione
  • il luogo, la data e l’ora in cui si terrà l’assemblea
  • le questioni che verranno esaminate nel corso dell’assemblea (il c.d. ordine del giorno)

Talvolta l’ordine del giorno termina con l’indicazione “varie ed eventuali”. Con questa dicitura si fa riferimento a questioni, che devono essere però marginali rispetto alla vita del condominio, che potranno essere trattate nel corso dell’assemblea.
La convocazione deve giungere almeno 5 giorni prima della data di prima convocazione e può essere inviato per lettera raccomandata, fax o posta elettronica certificata (la c.d. P.E.C.) oppure ricevuta a mani.
Questo termine si calcola tenendo in considerazione non il momento di invio della comunicazione, ma il momento in cui questa viene ricevuta dal singolo condomino.
Nella convocazione deve essere specificata sia la prima che la seconda convocazione che deve essere fissata necessariamente in un giorno diverso dalla prima. Nella seconda convocazione infatti il numero minimo di partecipanti (il c.d. quorum) è infatti molto minore.
Se l’amministratore manca la convocazione può essere effettuata da ciascun condomino.
La convocazione deve essere indirizzata a tutti i soggetti che hanno diritto di partecipare e quindi:

  • ai proprietari delle singole unità (ed ai comproprietari)
  • agli inquilini quando hanno diritto di partecipare
  • agli usufruttuari (cioè le persone che hanno acquisito il diritto di utilizzare l’abitazione per un determinato periodo).

La costituzione e lo svolgimento dell'assemblea

Nel luogo e all’ora indicata nella convocazione si tiene l’assemblea.
Il primo atto che viene compiuto è la nomina dei soggetti che materialmente gestiranno l’assemblea ovverosia:

  • il presidente (che ha il compito di organizzare la discussione e di curare la redazione del verbale)
  • il segretario (che ha il compito di redigere materialmente il verbale dell’assemblea).

Prima di procedere alla discussione delle questioni la legge prevede che si verifichi se è presente un numero minimo di condomini rappresentativo di una porzione minima del condominio.
L’assemblea, infatti, può cominciare le operazioni soltanto se sono presenti:

  • in prima convocazione almeno la maggioranza dei partecipanti al condominio che rappresenti i due terzi del valore dell’edificio
  • in seconda convocazione almeno un terzo dei partecipanti al condominio che rappresentino almeno un terzo del valore dell’edificio.

Si parla in questo caso di quorum costitutivo.
Nella verifica delle presenze a questi fini si deve tenere conto anche delle c.d. deleghe.
Con questo termine si intende l’incarico che uno dei condomini conferisce ad altri (normalmente un altro condomino) di rappresentarlo in assemblea e di votare le singole deliberazioni al posto suo. In ogni caso, all’amministratore non possono essere conferite deleghe per la partecipazione a qualunque assemblea.
Le delega deve essere rilasciata per iscritto, non è sufficiente quindi una delega orale.
Normalmente il delegato riceve delle istruzioni da parte del delegante alle quali deve attenersi. Tuttavia l’eventuale inosservanza di queste indicazioni da parte del delegato non ha rilievo sulle deliberazioni che, pertanto, resteranno valide.
La legge stabilisce poi dei limiti al numero di deleghe che ciascun delegato può raccogliere. Infatti, nei condomini con più di 20 partecipanti, ciascun delegato non può raccogliere deleghe e, quindi, essere incaricato da più di un quinto dei condomini che rappresentino un quinto dei millesimi del condominio.
Occorre però chiedersi come deve comportarsi l’amministratore quando l’assemblea inizialmente è validamente costituita ed è quindi presente il numero minimo di condomini richiesto dalla legge, ma successivamente alcuni di essi si allontanino facendo venire meno il quorum.
Generalmente si ritiene che in questo caso l’assemblea non vada sciolta e la discussione possa continuare perché il momento rilevante per stabilire se vi è una sufficiente partecipazione dei condomini è quello iniziale.

Le deliberazioni

Una volta esaurita la fase preliminare e, quindi, dopo avere verificato che l’assemblea è costituita dal numero minimo di condomini richiesto dalla legge è possibile passare alla discussione delle singole questioni e assumere le relative decisioni.
Le decisioni vengono quindi messe ai voti e prendono la forma di deliberazioni.
Con la deliberazione si forma la volontà del condominio e la deliberazione vincola anche i condomini che non hanno votato a favore (i c.d. condomini dissenzienti) o assenti, salvo ovviamente il diritto di ciascuno di impugnare la delibera stessa.
Hanno diritto di voto tutti i soggetti destinatari della convocazione; se però una unità immobiliare è di proprietà di più persone, pur avendo tutti il diritto di partecipazione all’assemblea, l’unità potrà contare su un solo voto.
Possono però verificarsi dei casi in cui la volontà di un avente diritto è in palese conflitto di interessi con la posizione del condominio.
Si pensi all’ipotesi in cui un condomino abbia promosso una causa contro il condominio e si tratti di scegliere se difendersi all’interno di quel processo. In questo caso il voto del condominio in conflitto di interessi non verrà conteggiato ai fini di stabilire se è stata o meno raggiunta la maggioranza richiesta dalla legge.
Le deliberazioni sono valide se raggiungono un numero minimo di consensi (il c.d. quorum deliberativo) che è diverso a seconda che ci si trovi in prima convocazione oppure in seconda convocazione e in ogni caso in considerazione delle singole questioni che vengono trattate.
In linea di massima la delibera è valida se è approvata dalla maggioranza degli intervenuti a patto che rappresentino:

  • almeno la metà del valore dell’edificio se l’assemblea si tiene in prima convocazione
  • almeno un terzo del valore dell’edificio se l’assemblea si tiene in seconda convocazione.

La legge poi prevede che alcune delibere che riguardano questioni di particolare importanza vengano sempre adottate con maggioranze speciali.
Devono essere adottate con la maggioranza dei presenti che rappresentano almeno la metà del valore dell’edificio le delibere che riguardano:

  • la nomina e la revoca dell’amministratore
  • la decisione di intraprendere una causa o di difendersi in un processo che riguarda questioni che esorbitano dalle attribuzioni dell’amministratore
  • la ricostruzione dell’edificio
  • le riparazioni straordinarie di notevole entità
  • la decisione di fare cessare le attività che incidono negativamente (e in modo sostanziale) sulle destinazioni d’uso delle parti comuni
  • le innovazioni per migliorare la salubrità e la sicurezza degli impianti
  • le innovazioni per l’eliminazione di barriere architettoniche
  • le innovazioni per il miglioramento dei consumi energetici o per l’installazione di impianti di produzione di energia elettrica
  • l’installazione di impianti centralizzati per la ricezione radiotelevisiva e per l’accesso a flussi informativi
  • l’installazione di impianti di videosorveglianza sulle parti comuni dell’edificio
  • l’autorizzazione a partecipare a progetti promossi da istituzioni locali o privati qualificati per il recupero del patrimonio edilizio esistente
  • la realizzazione di parcheggi.

La legge prevede poi maggioranze ancora più elevate per specifiche questioni che generalmente si definiscono maggioranze qualificate.
Viene infatti richiesta la maggioranza dei partecipanti al condominio (quindi non soltanto degli interventi all’assemblea) che rappresenti almeno i due terzi del valore dell’edificio quando si deve decidere in merito:

  • alle c.d. innovazioni ordinarie
  • alla scelta delle modalità (e delle relative cautele) per l’installazione (da parte dei singoli condomini) di impianti di produzioni di energia da fonti rinnovabili (ad esempio i c.d. pannelli solari) su parti comuni o di utilizzo privato
  • per la nomina del delegato di condominio nelle assemblee di un supercondominio (cioè di un condominio che a sua volta racchiude in se diversi condomini che hanno in comune la gestione di servizi o beni comuni, come ad esempio, giardini, scale, piscine ecc.).

Infine quando è necessario decidere la modificazione della destinazione d’uso delle parti comuni è richiesta la maggioranza dei quattro quinti dei partecipanti al condominio che rappresenti i quattro quinti del valore dell’edificio.
Se la delibera non raggiunge la maggioranza richiesta è invalida e può essere impugnata (vedi la scheda sull'impugnazione delle deliberer dell'assemblea).
In merito alle maggioranze richieste per la modifica del regolamento di condominio si rinvia alla scheda specifica.

Il verbale

La legge stabilisce che deve essere formato un verbale dell’assemblea. Il verbale è appunto il documento nel quale vengono riassunti i fatti che avvengono nel corso della riunione, i passaggi formali che vengono svolti (costituzione dell’assemblea, verifica delle presenze e delle deleghe, ecc.) e nel quale si dà conto delle delibere che vengono approvate.
Questo verbale deve essere trascritto a cura dell’amministratore in un apposito registro che quest’ultimo deve tenere.
Il verbale di assemblea è il principale strumento di prova del contenuto delle deliberazioni e delle modalità attraverso le quali esse sono state adottate.
Per questo motivo se da un lato il documento deve essere necessariamente sintetico, esso deve comunque dare conto in modo preciso di tutti gli elementi rilevanti e presi in considerazione dalla legge.
Ad esempio è sempre opportuno che il contenuto della delibera messa ai voti sia chiaro e non equivocabile, così come è consigliabile dare conto delle dichiarazioni dei condomini che dissentono o propongono delle richieste specifiche attinenti all’amministrazione del condominio.
Ciò sia per ridurre al minimo gli eventuali fraintendimenti, in particolare da parte dei condomini assenti, e conseguentemente offrire la migliore ricostruzione dei fatti anche in prospettiva di una eventuale impugnazione.

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